O planiranju i upravljanju projektima

Vođenje i upravljanje projektima jeste polje rada udruženja, u kojem se tačno i jasno dele uloge, i gde su potrebne izvesne veštine komunikacije i rada u timu, da bi se projektni zadaci i aktivnosti ispoštovali. Kako sa svojim udruženjem da isplaniram i napišem projekat? Pre svega treba imati

Šta je projekat?

Projekat je skup aktivnosti sa određenim početkom i krajem, koji ima svoj cilj, čije je ostvarenje ograničeno vremenom, troškovima i resursima.

Projekat je proces koji podrazumeva:

  • Zajednički poduhvat
  • Priliku za sticanje novih znanja i veština
  • Timski rad
  • Lični doprinos svakog člana tima
  • Razvoj odgovornosti za zajednicu
  • Određeni vremenski rok
  • Jasan plan

Faze projekta:

  • Analiza situacije (ciljna grupa i problemi sa kojima se suočavaju - zašto radimo projekat)
  • Planiranje projekta (postavljanje ciljeva, aktivnosti, vremenski raspored, planiranje troškova i ljudskih resursa - šta i kako radimo)
  • Finansiranje
  • Sprovođenje projekta
  • Evaluacija

Opis problema/potreba

U ovom delu donator traži jasan opis situacije tj. problem koji treba da se reši ili ublaži realizacijom projekta. Treba da bude u vezi sa ciljem, i da sadrži objektivne , po mogućstvu merljive podatke o potrebama/problemima ciljne grupe. Dakle, ovde napominjete zašto je važno da se ovaj projekat realizuje. Najbolje bi bilo predstaviti neko istraživanje u kojem se opisuje problem ciljne grupe, ili npr. LAP za mlade, u kojem su jasno predstavljeni problemi mladih. Budite što jasniji i konkretniji, bez ličnih stavova (npr. izbegavati rečenice ovog tipa: Ja mislim da mladi nisu dovoljno aktivni…).

Opšti cilj i specifični ciljevi projekta

Definisanje ciljeva je veština, kojom ovladavamo putem iskustva. Dakle, moramo jasno znati šta želimo postići projektom, koju promenu želimo da vidimo, da bismo jasnije definisali ciljeve. I nakon celokupnog planiranja, opet se moramo vratiti na ciljeve, da proverimo koliko su realni i ostvarivi. Dakle, ciljeve treba pisati po SMART principu, odnosno tako da budu jasni, merljivi, ostvarljivi, realni i vremenski određeni. U aplikacijama se često navodi opšti cilj, kao i specifični ciljevi, te je važno da ih razlikujemo odnosno razumemo čemu služe.

Opšti cilj je sveobuhvatniji od specifičnog, odražava promenu koju želite da postignete, objašnjava suštinu problema kojeg želimo da rešimo, i dugoročan je.

Primer

Osnaživanje grupe mladih pripadnika srpske i mađarske etničke grupe, radi njihovog zajedničkog aktivizma u oblasti prevencije bolesti zavisnosti u Subotici.

Specifični ciljevi vode ostvarenju glavnog cilja. Oni su po prirodi kratkoročni, merljivi i vremenski određeni.

Primer

  • Unapređenje veština prezentacije 30 mladih učesnika vršnjačke edukacije
  • Usvajanje praktičnih znanja i veština za organizovanje javnih događaja od strane 30 subotičkih srednjoškolaca
  • Razvoj komunikacijskih veština za rad u timu
  • Medijska promocija aktivnosti neformalne grupe JUHU u javnosti

Napomena

Pojedini donator koji raspisuju konkurse za npr. realizaciju Strategije, ili LAP-a za mlade, zahtevaju od organizacija da ispune i deo koji se tiče povezanosti/usklađenosti ciljeva projekta sa ciljevima i merama Akcionog plana za mlade (ukoliko je konkurs raspisao grad, pokrajina ili Ministarstvo za omladinu).

Ciljna grupa

Ciljna grupa su korisnici obuhvaćeni projektom. Postoje direktni i indirektni korisnici. Direktni korisnici, odnosno ciljna grupa su oni sa kojimo direktno radimo, koji učestvuju u projektu, sa kojima se direktno rade npr. obuke ili radionice. Indirektni korisnici su oni koji imaju indirektnu korist od realizacije projekta, i u kontaktu su sa direktnim korisnicima. Npr. u nekim projektima roditelji ili vršnjaci su najčešće indirektna ciljna grupa, jer direktni korisnici najčešće njima prenose svoja iskustva i znanja na taj način. U ovom odeljku treba navesti tačan broj, polnu i starosnu strukturu, i druga obeležja koja su važna/karakteristična za ciljnu grupu sa kojom radite.

Očekivani rezultati, indikatori i izvori provere

Očekivani rezultati predstavljaju konkretne dobiti jedne ili više projektnih aktivnosti. Oni su efekat naših aktivnosti, i direktno su vezani za specifične ciljeve. Dakle, u ovom odeljku treba jasno definisati očekivane rezultate u odnosu na specifične ciljeve projekta. Oni takođe moraju biti merljivi i vidljivi (broj edukovanih mladih, broj podeljenih plakata itd.). Očekivani rezultati su važni, jer na kraju realizacije projekta, ukoliko su oni ostvareni pomoću njih utvrđujemo uspeh i efekte naših aktivnosti. Dakle, kako bi se postigao određeni očekivani rezultat, neophodno je realizovati jednu ili više projektnih aktivnosti. Često se mešaju pojam aktivnosti i rezultata. Rezultati odgovaraju na pitanje ŠTA želimo da postignemo (šta će biti ostvareno- najčešće pišemo prošlom vremenu), a aktivnosti KAKO ćemo to postići.

Primer

  • 30 mladih srednjoškolaca su razvili komunikacijske veštine za timski rad
  • 500 subotičkih srednjoškolaca je informisano o posledicama bolesti zavisnosti

Indikatori uspešnosti: pokazatelji se koriste na kraju projekta, tokom procesa evaluacije, kako bi se utvrdilo da li su ostvareni očekivani rezultati projekta

  • kvantitativni indikatori mogu se izraziti brojčano, na primer, broj osoba koje su prošle obuku
  • kvalitativni indikatori mere one elemente koji se ne mogu izbrojati, kao na primer stečeno znanje i promena mišljenja ili ponašanja

Sredstva verifikacije: izvori i načini dokumentovanja ostvarenih ciljeva i aktivnosti (dokumenta, izveštaji, spiskovi, baze podataka, ispunjeni evaluacioni listići, video zapisi, fotografije, medijski izveštaji…).

Aktivnosti

Aktivnosti su mere kojima postižemo očekivane rezultate projekte. Potrebno je da budu jasne, razumljive sa objašnjenjima, i obično ih predstavljamo tabelarno. Za svaku aktivnost se tačno utvrđuju neophodni resursi, nosioci aktivnosti u hronološkom, vremenskom rasporedu. Plan aktivnosti je izuzetno važan radi kasnije izrade budžeta/finansijskog plana. U plan aktivnosti stavljamo sve korake koji su neophodni za realizaciju projekta, i obično imamo i podaktivnosti kojima specificiramo i jasnije predstavljamo svaku aktivnost. Donatoru treba da bude jasno šta tačno radimo i kako su naše aktivnosti povezane, te kako doprinose ostvarenju cilja projekta.

Primer

Aktivnost:

1. Edukacija za vršnjačke edukatore

1.1. Kreiranje obrazovnog programa

1.2. Selekcija učesnika

1.3. Realizacija edukacije

Primer tabele sa logičnom matricom, gde je jasno predstavljena povezanost aktivnosti, rezultata, indikatora sa specifičnim ciljevima projekta. Kada nju preciziramo, biće nam mnogo lakše da odredimo načine evaluacije, preduslove i rizike za ostvarenje projekta.

Opšti cilj projekta
Osnovne projektne aktivnosti Očekivani rezultati Indikatori Izvori provere Specifičan cilj br.1
Edukacija 25 mladih na temu… 25 mladih srednjoškolac a su usvojili praktična
  • 25 mladih srednjoškolac a su usvojili praktična
  • Predstavljena su/prikazana praktična znanja i veštine od strane učesnika i predavača na kratkoj prezentaciji
  • Liste učesnika
  • Evaluacija i upitnici za procenu usvojenih znanja i veština, popunjeni od strane učesnika
  • Izveštaji predavača
  • Izveštaji predavača
  • Fotografije

Tabelu sa ciljevima, rezultatima, te aktivnostima u logičnom sledu, često zahteva donator (npr. MOS), jer ona prezentuje dubinu vaše analize i prethodno razrađene korake.

Obično se pored nje zahteva i tabela sa grupisanim aktivnostima u vremenskom sledu:

Grupe aktivnosti Meseci
I mesec II mesec III mesec IV mesec V mesec
1. Edukacija za vršnjačke edukatore
1.1 Kreiranje obrazovnog programa x
1.2 Selekcija učesnika x
1.3 Realizacija edukacije x x x
2. …
2.1 …

Budžet

Budžet je detaljan finansijski plan projekta, a on se sastavlja na osnovu plana aktivnosti. Budžet sadrži sve troškove projekta, i treba dobro razmisliti i precizno utvrditi za koju aktivnost je koliko potrebno sredstava. Troškovi moraju biti realni i u skladu sa planom aktivnosti.

Obrazac za budžet obično daje donator, i u većim projektima se zahteva predstavljanje troškova u jedinicama mere. (dan, komad, km) (Jedinica mere x količina x cena po jedinici mere). Takođe, pored tabele sa finansijskim troškovima, traži se narativni opis budžeta.

Ukoliko nemamo obrazac, navodimo troškove po različitim grupama:

  • Ljudski resursi (honorari za koordinatora projekta, predavača, osobu zadužena za operativne aktivnosti …)
  • Putni troškovi
  • Oprema (donator naglašava da li finansira tehničku opremu ili samo iznamljivanje)
  • Materijali
  • Administrativni troškovi
  • Knjigovodstveni troškovi
  • Troškovi komunikacije
  • Nepredviđeni troškovi

Važno!

Pri planiranju budžeta, izuzetno je važno imati na umu poreze (npr. upisujete bruto honorar, ali kada dođe do finansiranja, u skladu sa oporezivanjem smanjuje se taj prvobitni iznos).

Takođe, što se tiče honorara, obično njegova bruto suma ne sme da prelazi 20% od ukupnog budžeta.

Pored ovoga, donator obično traži informaciju dodatnog finansiranja, odnosno da li će vaš projekat imati i druge izvore finansiranja i za šta. Ukoliko imate u planu i druge izvore finansiranja, to vam je dodatni plus, jer time pokazujete sposobnost snalaženja i realnog pristupa.

Evaluacija

I na kraju, potrebno je predstaviti instrumente i metode kojima ćemo meriti/proceniti uspešnost našeg projekta. Na koji način ćemo biti vidljivi zajednici, odnosno na koji način ćemo znati da smo uspešno ostvarili ciljeve projekta? (Upitnici, izveštaji, medijski zapisi, interna evaluacija, eksterni evaluator…).

Održivost projekta

Održivost projekta znači nastavak aktivnosti i nakon završetka projekta, odnosno u planu za održivost projekta navodimo strategiju ili aktivnosti koje ćemo poduzeti da bi projekat imao dalji uticaj i svrhu. Koje su to aktivnosti koje ćemo sprovesti, a da nam za njih nije potrebno dalje finansiranje, koje će imati uticaj na ciljnu grupu sa kojom smo radili i na koji način. Jednostavnije rečeno, šta ćemo uraditi kako bi naš projekat “živeo” i nakon završetka finansiranja. (ovaj deo ne traži svaki donator)

Više o međunarodnim volonterskim kampovima na stranici: Međunarodni volonterski kampovi